Tillsammans med en av våra konsulter och tillika RTE, Pär Florin, reflekterar vi över de utmaningar som kan uppstå när ett nytt uppdrag påbörjas under omständigheter vi aldrig tidigare varit med om.
____________________________________
“Spridningen av covid-19 i Sverige ökade ordentligt några dagar efter att jag påbörjat mitt uppdrag. Jag var lite orolig i början, främst eftersom det är ett av mina första uppdrag som RTE och sedan kom det här med pandemin ovanpå det, men det har trots min oro fungerat riktigt bra! Jag hann vara på plats hos kunden under den första veckan, men sedan dess har jag, precis som de flesta andra, jobbat på distans hemifrån. Situationen gjorde även att prioriteringarna till viss del kastades om i företaget – mycket handlade om hanteringen av smittspridning på bolaget och distansjobb, vilket verkligen inte hör till vanligheterna när man börjar ett nytt uppdrag.
Arbete utan att vara på plats
Visst är det en märklig situation när man inte kan träffas i verkligheten. Det blir särskilt påtagligt då man är ny och den enda kontaktmöjlighet med sina nya kollegor är Teams och telefon. Jag har jobbat hos kunder där det funnits distribuerade och distansarbetande team tidigare, men nu gäller det i princip hela företaget, inte bara Offshore-team i exempelvis Indien. Det är en lite udda situation. Dock har kunden redan sedan tidigare en väl fungerande och mogen ”remotekultur” som jag lätt har kunnat haka i, folk var redan vana vid att jobba på distans och det stöttas av företagets ledning.
I det tåg där jag coachar ingår fem team som inte sitter på plats i Sverige. Det innebär att till exempel tidigare PI-planeringar har genomförts med vissa personer via videolänk. Det har dessutom varit igång ett tag och hunnit köra ett antal PI-planeringar innan covid-19, så rutinen fanns till viss del redan. En rolig grej är att många har uttryckt att den senaste PI-planering som vi körde helt via videolänk har varit den bästa hittills, eftersom den upplevdes som mer jämlik. Det dagliga arbetet har också förändrats såtillvida att det har blivit mer teoretiskt än praktiskt – ett exempel är demos som är lite väl komplicerade för att genomföras via videolänk, då pratar och diskuterar vi igenom tillvägagångssätt istället.
Möten med energi
Det som kan bli svårt emellanåt är att få in den energi som behövs i möten. Ofta har jag med en mer peppande approach än i ett vanligt möte. Jag upplever att man ofta behöver anstränga sig mer för att alla ska delta aktivt och komma med synpunkter samt för att undvika ett slags ”läktarbeteende” där folk är passiva i mötet. Det som kan hjälpa är att alla använder video, det vill säga att alla har på sina kameror istället för att bara köra ett vanligt röstsamtal. Ofta skapar det lite mer energi i dialogen och man får bättre kontakt när man ser varandra.
När det kommer till digitala verktyg har vi lagt upp programboarden i ett verktyg som heter iObeya. Den används för PI-planeringarna och är speciellt utformad för SAFe-ramverket. Teamens arbete har dokumenterats i TFS och sedan har det skapats olika dashboards för uppföljning utifrån detta, för att visualisera arbetets gång.
Jag tror att det skulle fungera att som RTE arbeta helt på distans, men i sådana fall i kombination med flera distribuerade team som också de är utspridda geografiskt. Naturligtvis är detta också beroende av både företagets och tågets storlek. Personligen tycker jag dock att det mest optimala är att ha alla på plats, men med vetskapen om att distansarbete kan fungera vid behov. Möjligheten till flexibilitet är den bästa!”